Fattura elettronica, come arrivare preparati in 10 mosse

Cinque milioni di contribuenti dovranno cambiare le proprie abitudini a partire dal primo gennaio 2019. La cara e vecchia fattura si fa per tutti digitale. Chi versa l’imposta sul valore aggiunto dovrà imparare a gestire la fattura elettronica per evitare di incorrere in spiacevoli sanzioni. La speranza del legislatore è duplice: snellire le procedure e combattere l’evasione fiscale.

L’Iva non pagata incide davvero troppo sui conti pubblici e le ultime stime del ministero dell’Economia confermano un trend decennale. Su 100 miliardi di euro evasi nel 2017, ben 35 sono ascrivibili proprio all’imposta sul valore aggiunto non versata. Un triste record in Europa. Finora la fattura elettronica era obbligatoria solo per i titolari di partita Iva che avevano rapporti professionali con la pubblica amministrazione. Con l’estensione generalizzata il fisco potrà acquisire in tempo reale i dati di – quasi – tutte le fatture emesse e ricevute dagli italiani.

1. Cos’è la fattura elettronica?
La fattura elettronica si differenzia dalla fattura cartacea per due motivi. Va necessariamente redatta utilizzando un device – pc, tablet o smartphone – e deve essere trasmessa elettronicamente al cliente tramite il Sistema di interscambio (Sdi). È una sorta di postino digitale che verifica la correttezza dei dati prima di consegnare in modo sicuro la fattura al destinatario.  A consegna avvenuta, lo Sdi invia la “ricevuta di recapito” a chi ha emesso il documento. Come ha sottolineato l’Agenzia delle entrate, i dati obbligatori da riportare nella fattura elettronica sono gli stessi che si riportavano nelle fatture cartacee. L’unica informazione in più da avere è l’indirizzo telematico dove il cliente vuole che venga consegnata la fattura.

2. Quando si parte?
La data di partenza è il primo gennaio 2019. Da quel giorno tutte le fatture emesse tra soggetti residenti o stabiliti in Italia dovranno essere in formato elettronico. L’obbligo di fattura elettronica è stato introdotto dalla legge di Stabilità del 2018 e vale, importante sottolinearlo, sia nel caso in cui il rapporto è tra due titolari di partita Iva (operazioni b2b), sia nel caso in cui la relazione è tra un operatore Iva e un consumatore finale (operazioni b2c). Per alcuni contribuenti la fatturazione elettronica non è una novità assoluta: come detto, chi lavora con la pubblica amministrazione già la utilizza dal 2014.

3. Vale per tutti?
La fattura elettronica riguarda tutti i titolari di partita Iva, anche se come sempre accade ci sono delle eccezioni. Sono esonerati dall’emissione della fattura elettronica gli operatori (imprese e lavoratori autonomi) che rientrano nel regime di vantaggio o in quello forfettario. A queste categorie si possono aggiungere i piccoli produttori agricoli, che erano esonerati per legge dall’emissione di fatture anche prima dell’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica. Tutte queste categorie, ovviamente, qualora volessero potrebbero adeguarsi alla norma generale pur non essendone obbligati.

4. Quando va emessa una fattura elettronica?
La fattura elettronica si considera emessa nel momento in cui viene trasmessa o messa a disposizione del cliente. Ma per agevolare il passaggio carte-digitale, l’Agenzia delle entrate ha previsto un regime transitorio per i due semestri del 2019. Da gennaio a giugno, la fattura elettronica dovrà essere predisposta e trasmessa allo Sdi entro la scadenza della liquidazione periodica dell’Iva (che sia mensile o trimestrale). Da luglio, la fattura potrà essere emessa e trasmessa allo Sdi entro dieci giorni dall’operazione. Dopo il primo anno di rodaggio bisognerà ricalibrare i tempi di emissione: la fattura elettronica potrebbe dover essere emessa entro cinque giorni dall’effettuazione dell’operazione o addirittura entro le 24 del giorno stesso.

5. Che multe si rischiano?
In linea generale, con la fattura elettronica non cambiano le sanzioni già previste per la mancata o tardiva emissione di una fattura tradizionale. La legge di riferimento resta la 471 del 1997. Ma proprio come per le tempistiche, per il primo semestre del 2019 ci sono un po’ di deroghe: non si applicano sanzioni se la fattura viene emessa entro il termine di liquidazione dell’Iva. Per non spaventare troppo i contribuenti, sempre per i primi sei mesi del 2019, è prevista anche una riduzione a un quinto delle sanzioni applicabili nel caso in cui la fattura sia emessa entro il termine di liquidazione Iva relativa al periodo successivo. Resta possibile, infine, avvalersi del ravvedimento operoso per ridurre ulteriormente le sanzioni dovute. 

6. Come si invia una fattura elettronica?
Ci sono varie possibilità in base alle proprie necessità: il contribuente che fa da se può utilizzare direttamente un software gratuito messo a disposizione dell’Agenzia delle entrate. In ogni caso, i titolari di partita Iva dovranno dotarsi di un programma che consenta l’invio della fattura al Sistema di interscambio in formato Xml (Exstensible Markup Language), unico formato universalmente accettato. Lo Sdi, come abbiamo visto, riceve le fatture elettroniche ed è anche il soggetto che verifica la correttezza formale della fattura. Tocca sempre allo Sdi inviare una sorta di ricevuta di consegna a chi ha emesso la fattura.

7. Posso scegliere formato o modalità di invio?
Attenzione: no. La fattura si considera non emessa se viene predisposta e inviata al cliente in forma diversa da quella Xml o con modalità diverse dal Sistema di interscambio. L’Agenzia delle entrate sottolinea che nel caso dovesse essere inviata, per esempio, in pdf, scatterebbero le conseguenti sanzioni a carico del fornitore per la mancata emissione del documento. In questo caso, per il cliente diventerebbe impossibile detrarre l’Iva. La fattura elettronica, quindi, deve essere sempre emessa in formato Xml e non deve contenere macroistruzioni o codici eseguibili tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati.

8. E se sbaglio a compilare la fattura elettronica?
Uno dei vantaggi della fattura elettronica è che il Sistema di interscambio controlla automaticamente la correttezza delle informazioni formali. Se il numero di partita Iva non corrisponde con i dati anagrafici o con l’indirizzo di destinazione, ad esempio, lo Sdi invierà una comunicazione di scarto e quindi bisognerà riemettere la stessa fattura, con la stessa numerazione senza dover fare la nota di credito. Ma ovviamente ci possono essere degli errori non formali che un software non è in grado di riconoscere. Se la fattura è quindi formalmente corretta, ma il destinatario si accorge che gli importi sono errati o differenti da quelli concordati il fornitore dovrà emettere una nota credito e inviare un’altra fattura, con numerazione differente.

9. Cosa succede quando ricevo una fattura elettronica?
Finora ci siamo occupati della parte attiva, ma cosa succede quando si riceve una fattura elettronica? Una volta ricevuta la fattura dal fornitore, dopo tutti i suoi controlli lo Sdi consegna la fattura elettronica all’indirizzo di posta certificata presente nella fattura o al canale telematico (ftp o web service) che il cliente avrà comunicato al suo fornitore. Per essere sicuri di ricevere correttamente una fattura, sottolinea l’Agenzia delle entrate, è indispensabile comunicare in modo chiaro e tempestivo al fornitore non solo la propria partita Iva e i propri dati anagrafici, ma anche l’indirizzo telematico che dovrà essere riportato nella fattura.

10. Devo conservare la fattura elettronica?
La fattura elettronica deve essere conservata per almeno dieci anni sia da chi la emette sia da chi la riceve, ma non basta memorizzare il file semplicemente sul proprio pc. È necessario seguire un processo regolamentato tecnicamente dal Codice dell’amministrazione digitale, il testo unico che regolamenta i rapporti digitali tra i cittadini e la pubblica amministrazione. Con il processo di conservazione elettronica a norma, si avrà la garanzia di non perdere mai le fatture, di poterle leggere per recuperare in qualsiasi momento l’originale. Sul mercato esistono diversi software che offrono il servizio. L’Agenzia delle entrate mette gratuitamente a disposizione un servizio di conservazione elettronica a norma per tutte le fatture emesse e ricevute elettronicamente attraverso il Sistema di interscambio.

Fonte: wired.it

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